Coaching per la tua produttività con il Time-boxing: Sfrutta al massimo il tuo tempo!

Se ti sembra che il tempo non basti mai, non sei solo! Le nostre agende sembrano essere sempre piu costellate di impegni. Si direbbe che come specie l’essere umano stia sperimentando ritmi sempre piu frenetici.

Introduzione: Di che coaching parliamo oggi?

Tutti abbiamo presente le seguenti sensazioni.

1. Abbiamo preso sotto gamba una scadenza ed ora siamo presi dall’ansia. Vediamo il tempo scorrere e lo percepiamo come una minaccia, lo stomaco si stringe ed i battiti cardiaci, così come la nostra sudorazione aumentano. Maggiore sarà importante per noi quella scadenza, maggiore sarà l’effetto percepito.
   • Le ore trascorse a lavorare in questa situazione sono solitamente le più produttive di cui siamo capaci. Il problema è che questo tipo di lavoro non è sostenibile, e risulta logorante per il nostro sistema nervoso, dannoso per la nostra salute e può arrivare a compromette la nostra qualità di vita.
2. Abbiamo deciso di non prendere sotto gamba una scadenza e ci mettiamo all’opera con largo anticipo. Il tempo a nostra disposizione ci porta ad avere una concentrazione talmente bassa che tutto, superati i primi minuti, è in grado di distrarci. Siamo rilassati, distesi, e difficilmente sentiamo lo stimolo di sfruttare al meglio il tempo che dedichiamo all’attività.
   • Anche allocando un buon numero di ore, notiamo che la nostra produttività è molto più bassa di quanto siamo abituati. Certo, abbiamo tempo per lavorare con precisione, ma spesso impiegheremo più tempo di quanto sia davvero necessario, magari finendo comunque per completare il lavoro in un rush finale in prossimità della scadenza!

Se ti sei riconosciuto in almeno uno dei due scenari (o molto probabilmente in entrambi, vero? Fammelo sapere nei commenti 🙂 )

I. Boxe contro il tempo?

Non sarebbe fantastico poter mantenere alta la produttività, come nel caso A, ma senza gli “effetti collaterali”, mantenendo quindi lo stato di calma e la qualità dell lavoro che abbiamo visto nel caso B?

Certo, può sembrare utopico, ma se ti dicessi che non lo è affatto?

Oggi voglio parlarti di una tecnica efficace per aumentare la produttività e ottenere risultati migliori nel tuo lavoro o studio. Si chiama Time-boxing, ed è un approccio che ti permette di gestire il tempo in modo più efficace, riducendo lo stress e massimizzando il tuo rendimento.

In questo articolo, esploreremo il concetto di Time-boxing, vedremo come influisce sullo stato emotivo e sul carico di lavoro, e discuteremo dei suoi benefici, anche in relazione allo stato di “Flow” di cui abbiamo parlato in un articolo precedente. Inoltre, scopriremo come il Time-boxing può essere un prezioso strumento di coaching per aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi, o quelli del tuo team.

Quindi, preparati ad ottimizzare il tuo tempo e ad essere più produttivo che mai!

II. Cos’è il Time-boxing?

Prima di tutto, diamo un’occhiata al concetto di Time-boxing. Il Time-boxing è una tecnica di gestione del tempo che prevede la suddivisione delle attività in blocchi di tempo definiti, chiamati “time-box”.

In pratica, si stabilisce un limite di tempo specifico per completare una determinata attività. Questo approccio impedisce di diluire le attività nel tempo o di dedicare più tempo del necessario a compiti non prioritari.

Se so di avere un chiaro tempo limite per il completamento di un’attività, sarò portato a concentrarmi solo sugli aspetti più importanti, rimuovendo le distrazioni ed il tempo speso nei dettagli di minor valore!

Il Time-boxing ci aiuta quindi a focalizzarci, ad evitare distrazioni e a mantenere alta la produttività.

III. Lo stato emotivo e il carico di lavoro.

Time-boxing vs. Nessun Time-boxing Ora che abbiamo compreso cos’è il Time-boxing, esaminiamo come influisce sul nostro stato emotivo e sul carico di lavoro. Immaginiamo di avere due persone che svolgono lo stesso compito: una utilizza il Time-boxing, mentre l’altra no.

1. Senza Time-boxing: Senza il Time-boxing, la persona potrebbe sentirsi sopraffatta dal carico di lavoro illimitato. Può essere facile procrastinare o diventare distratti da altre attività. Senza una struttura di tempo definita, l’ansia e lo stress possono aumentare, impedendo di concentrarsi pienamente sul compito. Non si riesce ad avere una comprensione immediata dei risultati dei propri sforzi. Questo stato emotivo negativo può compromettere la qualità del lavoro e portare a una maggiore frustrazione.
2. Con Time-boxing: Al contrario, quando si utilizza il Time-boxing, si stabilisce un limite di tempo per completare il compito. Questa chiara struttura temporale riduce l’ansia e crea un senso di controllo. Sapere che si dispone solo di un determinato periodo di tempo per svolgere il lavoro ci motiva ad essere più concentrati e produttivi. Abbiamo subito un feedback: i nostri sforzi stanno portando risultati o no? Lo stato emotivo positivo derivante dal raggiungimento dei risultati desiderati contribuisce a mantenere alta la motivazione e a ottenere una maggiore soddisfazione personale.

IV. Benefici del Time-boxing e connessione con lo stato di “Flow”

Non bisogna sottovalutare quanto i nostri stati d’animo influenzino sia la nostra produttività, sia il nostro benessere! Tutte queste dimensioni sono infatte strettamente correlate tra loro: prendendoci cura della nostra produttività e della soddisfazione che troviamo nel nostro lavoro, potremo migliorare anche la nostra autostima e più in generale il nostro approccio alla vita!

Abbiamo parlato in un precedente articolo dello stato di Flow, e di come trovandoci in questo stato riuscaimo a dare il massimo

Tenendo questo a mente, proviamo a riassumere i principali benefici generali di questa tecnica e la sua connessione allo stato di “Flow”.

1. Aumento della produttività: Il Time-boxing ci aiuta a utilizzare il tempo in modo più efficiente, evitando la dispersione delle energie e concentrandoci sulle attività prioritarie. Suddividere il lavoro in blocchi di tempo ci permette di concentrarci su un compito alla volta, evitando il multitasking che può essere dannoso per la produttività complessiva.
2. Migliora la gestione del tempo: Con il Time-boxing, impariamo a pianificare meglio le nostre giornate e a evitare di sprecare tempo prezioso. Creando blocchi di tempo dedicati a specifiche attività, siamo in grado di stabilire priorità e allocare il tempo in modo efficace.
3. Rende più facile entrare nello stato di “Flow”: Lo stato di “Flow” è uno stato mentale in cui entriamo quando siamo immersi completamente in un’attività, che ci permette di svolgerla al massimo delle nostre capacità. Il Time-boxing può aiutarci a raggiungere più facilmente lo stato di “Flow” poiché fornisce una struttura temporale chiara e ci aiuta a mantenere il focus sulla singola attività.

V. Il Time-boxing come strumento di coaching

Nei panni di coach, il Time-boxing è uno dei nostri grandi alleati: può infatti rivelarsi un ottimo strumento di coaching per migliorare la produttività ed aiutare gli assistiti a raggiungere obiettivi più ambiziosi.

Un coach può incoraggiare un individuo o un gruppo a implementare il Time-boxing come parte della loro strategia di gestione del tempo. Attraverso la guida e il sostegno del coach, il Time-boxing può diventare un’abitudine efficace per raggiungere i traguardi desiderati, fornendo una struttura e un orientamento chiari.

Il time box è una tecnica altrettanto efficace per i singoli individui quanto per i gruppi di lavoro! Dare un tempo limite entro cui un team deve raggiungere un certo risultato infatti renderà più facile fare lavoro di squadra. Minimizzeremo gli attriti e le opinioni contrastanti perchè dovremo raggiungere l’obiettivo entro il tempo limite. Sarà quindi più facile per il team identificare quali sforzi abbiano valore e quali siano superflui, quali distrazioni evitare ed, in generale, aumentare il senso di coinvolgimento rispetto al risultato che si vuole ottenere.

Questo è particolarmente importante per i Team che lavorano con metodologie Agile, come ad esempio gli Scrum Teams. Ogni evento in Scrum è infatti caratterizzato da un time-box preciso, entro il quale il team deve sforzarsi all’unisono per raggiungere un risultato preciso! Avremo modo di parlare ampiamente delle metodologie Agili e del framework Scrum nei prossimi articoli!

Conclusione: quando inizierai?

Coaching per la produttività con il Time-Boxing! Sfrutta al massimo il tuo tempo!

Il Time-boxing è una tecnica potente per migliorare la produttività e ottimizzare il tuo tempo. Utilizzando questa strategia, potrai gestire meglio le tue attività, ridurre lo stress e aumentare il tuo rendimento complessivo!

Ricorda che il Time-boxing può anche aiutarti ad entrare nello stato di “Flow”, permettendoti di sperimentare una maggiore soddisfazione nel lavoro o nello studio.

Se cerchi un modo per incrementare la tua produttività e raggiungere i tuoi obiettivi, prova il Time-boxing e scoprirai quanto può fare la differenza!

Avevi già sentito parlare di time-boxing? Lo avevi mai provato prima? Se si, quali risultati hai riscontrato? e quali difficiltà? Faccelo sapere nei commenti!

Buon lavoro e ricorda di sfruttare al massimo il tuo tempo!

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